Formål og vedtægt

Nedenstående indhold er kopieret fra (Parcelhusejernes Landsforening - benyt dette link for den oprindelige version)

Mit Hus nr. 2016-01

 

Formål og vedtægt

Ret ofte møder vi spørgsmål, der dybest set kan opdeles i: Hvad kan/må en generalforsamling, hvad kan/må en bestyrelse, og hvad har medlemmerne krav på.
Som det desværre ofte er, så vil et simpelt spørgsmål kræve en længere forklaring. Det følgende er i øvrigt for så vidt gældende, uanset hvilken forening, der er tale om, det være sig grundejerforening, vejlaug, idrætsforening etc.

Mit Hus nr. 2016-01

Magtdeling i samfundet

I det danske demokrati taler man om ”den lovgivende magt”, ”den udøvende magt” og ”den dømmende magt”. 
Ganske kort kan man sige, at Folketinget er ”den lovende magt”, regeringen er ”den udøvende magt” og domstolene er ”den dømmende magt”. Det er lidt på samme måde i en demokratisk forening.

Magtdeling i forening

En generalforsamling er en forenings øverste myndighed. 
Man kan dermed med rette kalde generalforsamlingen for ”den lovgivende myndighed”, da det er generalforsamlingen alene, der kan vedtage og/eller ændre en forenings vedtægt. 
Vedtægten er med andre ord en form for ”Grundlov” for foreningen. 
Det er i foreningens vedtægt fastsat, hvilket formål foreningen har, og efter hvilke regler foreningen skal drives. 
Generalforsamlingen er for så vidt kun begrænset af, hvad der er fastsat dels af gældende lovgivning, det offentliges bestemmelser (forskrifter) og Foreningsrettens (uskrevne) regler. 
Bestyrelsen er så til gengæld ”den udøvende magt”. Bestyrelsen står således for den daglige drift i overensstemmelse med foreningens vedtægt (reglerne for hvordan foreningen skal drives) og generalforsamlingens lovlige beslutninger.
Det er alene de danske domstole, der fungerer som ”den dømmende magt”.

Rangfølge

Hvis man vil opstille en rangfølge for, hvad der er mere bestemmende end andet, bliver det derfor:

  • Gældende lovgivning
  • Offentlige forskrifter
  • Foreningsretten
  • Foreningens formål
  • Generalforsamlingen
  • Vedtægt
  • Bestyrelsen
  • Medlemmerne

Hvis derfor en forenings vedtægt måtte komme i konflikt med f.eks. lovgivning, så vil vedtægten altid vige i forhold til lovgivningen, og det vil så betyde, at generalforsamlingen vil være forpligtet til at bringe vedtægten i overensstemmelse med lovgivningen. Det samme er tilfældet, hvis f.eks. en vedtægt kommer i konflikt med en lokalplan/Planloven.
Ligeledes er generalforsamlingen forpligtet til at overholde f.eks. foreningsrettens regler for, hvorledes f.eks. afstemninger skal foretages, eller om vedtægten for en forening kan ændres, og efter hvilke regler dette i få fald skal gøres etc.
På denne baggrund er det også tydeligt, at en bestyrelse altid er underlagt en generalforsamlings lovlige beslutninger. Generalforsamlingen er således fuldt berettiget til at pålægge bestyrelsen at udføre bestemte opgaver, afgive informationer eller for den sags skyld at afsætte en bestyrelse. Men der skal dog altid være tale om lovlige beslutninger. 
Men bemærk ordet ”lovlige”. Årsagen til formuleringen er, at en generalforsamling – lige så lidt som en bestyrelse i det daglige arbejde – ikke kan træffe beslutninger eller agere ud over, hvad der er foreningens formål. Foreningens formål skal fremgå af foreningens vedtægt.

Formål

Foreningens formål afgrænser, hvad foreningen må og kan arbejde med. 
Generalforsamlingen træffer derfor sine beslutninger indenfor foreningens formål, og bestyrelsen træffer beslutninger indenfor det mandat, der fremkommer dels af foreningens formål, generalforsamlingens lovlige beslutninger og vedtægten.
Dette medfører, at hvis en generalforsamling kommer i den situation, at der er rejst forslag om (hvad der sagtens kan være et ellers yderst sympatisk forhold), men dette forslag falder udenfor foreningens formål, så kan generalforsamlingen ikke lovligt træffe en beslutning, der er bindende for medlemmerne.

Sikkerhedsventil

Det er altid dirigentens ansvar at vurdere, om et fremsat forslag kan siges at ligge indenfor foreningens formål eller ej. Hvis det er indenfor formålet, kan forslaget behandles og sendes til afstemning, men hvis ikke, så må forslaget afvises fra behandling.

Rådgivning

En bestyrelse kan ved modtagelsen af et forslag forud for generalforsamlingen gøre en forslagsstiller opmærksom på, at bestyrelsen ikke mener, at forslaget vil være lovligt, samt at forslagsstiller må imødese, at såfremt forslaget ikke ændres eller trækkes, så vil dette blive påpeget på generalforsamlingen. Dette er at anse som en form for vejledning. 
Bestyrelsen kan imidlertid ikke nægte at udsende forslaget i dets endelige form. Det er alene dirigenten, der på eget ansvar kan afvise at lade forslaget behandle.

Uenig?

Er man som medlem uenig i enten forslagets lovlighed eller dirigentens afgørelse af lovlighed under generalforsamlingens afholdelse, så bør man kræve, at man får dette ført til referat, idet en sådan protest i givet fald kan få betydning i forhold til en evt. senere ansvarsfordeling ved en domstolsbehandling.
Uenighed om udfaldet af en afstemning har som udgangspunkt ikke opsættende virkning, men en forening vil gøre meget klogt i at vurdere evt. konsekvenser ved at gennemtrumfe en omstridt afstemning umiddelbart, såfremt en senere domstolsbehandling måtte gå imod flertallets afgørelse.

Ændring af formål

En forening er dannet for at tilgodese et bestemt formål. Når vi taler om grundejerforeninger, så er det typisk således, at der er en lokalplan eller deklaration, der påbyder en række personer at danne foreningen for at løse nogle specifikke opgaver. Sådanne medlemmer er pligtige medlemmer af en sådan forening og kan altså ikke melde sig ud. Man taler om en ”pligtig forening”.
En forening, der er pligtig, kan kun meget vanskeligt ændre sit formål. Dette skyldes, at denne pligt fremgår som retlige byrder på den pågældende ejendom. Der er en række bestemmelser, som den pågældende køber af ejendommen har været tvunget til at måtte acceptere, da vedkommende købte ejendommen. Men samtidig har det også været meget klart for køberen, hvilke (dermed begrænsede) forpligtelser, man dermed har været tvunget til at acceptere.
Hvis der derfor fremover er et ønske om at ændre formålet for foreningen, så bliver der altså pludselig tale om forpligtelser, der ikke har været oplyst eller klare, da folk har købt deres ejendomme.
Derfor er det et krav, at sådanne ændringer kun kan gennemføres, såfremt samtlige (100%) af medlemmerne er indstillet på at acceptere dette.

Ekstingvering

Så vidt så godt, men det giver så det problem, at et ændret formål ikke fremgår som en tydelig retlig byrde på ejendommens tingblad. Så for at beskytte dette ændrede formål mod at blive tilsidesat (ekstingveret) af en senere køber (der jo ikke har kunnet læse forpligtelserne, før ejendommen blev købt), så er man tvunget til at tinglyse ændringerne på medlemmernes ejendomme.
Frivillige foreninger kan forholdsvis let ændre sit formål, idet medlemmerne jo frit kan udmelde sig af foreningen, såfremt de ikke længere ønsker at være medlemmer (gældende udmeldelsesvarsler skal dog selvfølgelig iagttages).
Ændringer af vedtægtsbestemmelser (og generalforsamlingens øvrige, lovlige beslutninger) træder i kraft i det øjeblik, dirigenten erklærer generalforsamlingen for afsluttet.

Bestyrelses arbejdsområde

Bestyrelsen forestår den daglige drift i henhold til vedtægtens bestemmelser og generalforsamlingens lovlige beslutninger. Alt hvad bestyrelsen foretager sig i øvrigt skal ligge indenfor foreningens formål.
Derfor vil man ofte som medlem af en bestyrelse kunne komme i den situation, at der på den ene side er medlemmer, der ønsker, at bestyrelsen skal tage aktion i bestemte forhold (f.eks. naboretlige problemer), mens det på den anden side ikke har noget med foreningens formål at gøre. 
I sådanne tilfældet er det helt naturligt, at en bestyrelse tilkendegiver, at ”jo, vi kan godt se, at der er et problem, men nej, det er ikke vores opgave at gøre noget ved det”.Medlemmer af bestyrelser skal altid se meget nøje på:

  • Hvad fremgår af vedtægten
  • Hvad ligger der af lovlige beslutninger
  • Hvad er foreningens formål

Som bestyrelsesmedlem skal man passe meget på ikke at lade sit gode hjerte løbe af med sig, idet man kan risikere at bringe sig selv eller bestyrelsen i en situation, hvor man påtager sig et personligt ansvar, som man ikke forsikringsmæssigt er dækket for.

Bestyrelsen

Det er bestyrelsen, der samlet beslutter, hvor mange informationer, medlemmerne har krav på i det daglige. Bestyrelsen kan dog aldrig tilbageholde oplysninger i forhold til generalforsamlingens beslutninger. Et godt informationsniveau kan spare lang tid på selve generalforsamlingen.
I selve bestyrelsen skal der selvfølgelig være fuld åbenhed om alle forhold, der vedrører foreningen. Dette kan f.eks. være i forhold til økonomi, projekter, eller hvad der sker i de sær-/underudvalg, hvor der måtte være indsat bestyrelsesmedlemmer.

Tavshedspligt

Bestyrelsesmedlemmer er som sådan underlagt tavshedspligt. Hvad der drøftes i bestyrelsen holdes som udgangspunkt i bestyrelsen. Medlemmer skal kunne henvende sig til bestyrelsen om personfølsomme forhold, uden at dette bliver almindeligt udbredt i foreningen. Undtagelsen er de informationer, som bestyrelsen beslutter at udsende. Det sker i så fald på baggrund af en bestyrelsesbeslutning. Bestyrelsesmedlemmer må med andre ord ikke ellers afsløre, hvad der drøftes på møderne, eller hvem der måtte mene hvad, udenfor bestyrelsens rammer.

Illoyalitet

En manglende overholdelse er ikke som sådan strafsanktioneret, men må anses for illoyalt overfor bestyrelsen og medføre en større risiko for, at der rejses et mistillidsvotum på en generalforsamling. Kommer et bestyrelsesmedlem til at krænke andre i Straffelovens forstand (bagvaskelse, krænkelse af privatlivets fred etc.), vil det være op til de pågældende krænkede at rejse en sag, men en bestyrelse kan ikke gøre dette på de krænkedes vegne.
Ud over at henvise spørgsmålet til en generalforsamlings afgørelse er det ikke ellers muligt for en bestyrelse at slippe af med et illoyalt bestyrelsesmedlem (med mindre valgperioden står for udløb, og vedkommende ikke genvælges).

Inhabilitet

Nu vi er ved emnet, så bør vi nok også lige se på spørgsmålet om inhabilitet.
I forhold til bestyrelsens opgaver må der antages at gælde et inhabilitetsprincip. Dette kan efter omstændighederne indebære en udelukkelse af bestyrelsesmedlemmet fra at deltage såvel i bestyrelsens forhandlinger som i afstemninger i sager, hvor bestyrelsesmedlemmet har en væsentlig særinteresse. 
Afgørende for, hvornår der er tale om en væsentlig særinteresse, er om vedkommendes deltagelse må antages at kunne stride mod foreningens interesser. Dette kan f.eks. være tilfældet, når der skal træffes beslutninger angående konkrete aftaler med eller søgsmål mod et bestyrelsesmedlem eller tredjemand, som bestyrelsesmedlemmet har et væsentligt interessefællesskab med. Det kunne f.eks. være en slægtning. 
Hvis der måtte være en sådan risiko – eller det med en vis rimelighed må forventes at kunne udlægges på en sådan måde af medlemmerne på en generalforsamling – bør vedkommende gå udenfor døren, mens sådanne spørgsmål drøftes og afgøres af den øvrige bestyrelse.
Bestyrelsesmedlemmer bør derfor være meget opmærksomme på at oplyse om forhold, der måtte kunne tolkes som førende til inhabilitet – også i de tilfælde, hvor man måtte have tvivl om, at dette er tilfældet. Kør det efter ”Better safe than sorry”-princippet. Derudover er det i øvrigt bestyrelsen selv, der afgør, om der er tale om inhabilitet i det pågældende tilfælde, men igen ud fra en betragtning om, at bestyrelsen jo står til ansvar overfor generalforsamlingen.

Medlemmerne

Et medlem kan som udgangspunkt kun gøre sig gældende ved at møde frem på generalforsamlingen og gøre sin stemme og mening gældende. 
Generalforsamlingen udgøres af medlemmerne, og da generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed, kan generalforsamlingen træffe afgørelse om, hvorvidt en bestyrelse skal redegøre nærmere for specifikke forhold, men dette kræver altså en flertalsbeslutning på selve generalforsamlingen.
Det er med andre ord ikke tilstrækkeligt, at der sidder et eller nogle få medlemmer på en generalforsamling, der gerne vil have nærmere informationer om et emne. 
Derudover har medlemmer faktisk ikke krav på ret meget.
Medlemmer har krav på at se det reviderede regnskab i forbindelse med generalforsamlingen, men ikke krav på at se de enkelte regnskabsbilag. 
Medlemmer har krav på at modtage generalforsamlingsreferater, men ikke krav på at se bestyrelsesreferater. 
I forhold til spørgsmål, hvor det pågældende medlem er direkte part, kan medlemmet bede om at se, hvad der måtte være refereret, men da forvaltnings-/offentlighedsloven ikke gælder for foreninger, har man således ikke krav på akt-/partsindsigt. 
Det er derfor op til bestyrelsen at afgøre, hvad og hvor meget, et medlem evt. kan få lov at se i et bestyrelsesreferat. 
Hvis dette tillades, må referatet evt. afskærmes således, at det pågældende medlem ikke bliver bekendt med forhold, som medlemmet ikke har ret til at stifte bekendtskab med.
 

 

Udgivet i Mit Hus 2016-01